Toimistotyöläisen opas keikkatyön laskuttamiseen

Sopiiko Keikkalasku minulle?

Totta kai! Keikkalasku sopii niin toimisto- ja hallintotyön ammattilaiselle kuin vasta ensimmäistä toimeksiantoa tekevälle etäassarille. Lasku lähtee tilaajalle meidän Y-tunnuksellamme, ja sinä saat palkkiosi palkkana.

Mitä kevytyrittäjyys tarkoittaa toimistotyöläiselle?

Kevytyrittäjänä voit tehdä toimisto- ja hallintotöitä itsenäisesti eri yrityksille ja laskuttaa työstäsi Keikkalaskun kautta. Voit sopia esimerkiksi yksittäisestä hallinnon keikkatyöstä tai pidemmästä toimeksiannosta. Keikkalasku hoitaa laskutuksen, ennakonpidätyksen ja tarvittavat viranomaisilmoitukset. Näin voit keskittyä työtehtäviisi ilman oman yrityksen laskutukseen liittyvää paperin pyöritystä. Lue lisää kevytyrittäjyydestä.

Millaisia töitä toimistotyötä tekevä voi laskuttaa?

Laskutuspalvelun kautta voit laskuttaa monenlaisia toimeksiantoja. Esimerkiksi nämä käyvät:

• Virtuaaliassistentti- ja assistenttityö
• Kirjanpidon ja laskutuksen avustaminen
• Asiakaspalvelu ja back office
• Projektikoordinointi ja tapahtumajärjestelyt
• Tiedonhallinta ja dokumentointi
• Käännös- ja kirjoitustyö

Ennen toimeksiantoa: sopimus ja hinnoittelu

Mitä täytyy ottaa huomioon toimeksiannosta sovittaessa?

Toimistotyössä toimeksiannot voivat olla monipuolisia sekä sisällöltään että kestoltaan. Siksi ennen työn aloittamista kannattaa sopia ainakin tehtävistä, aikataulusta ja palkkiosta. Varmista tarvittaessa myös, kuka vastaa työvälineiden ja ohjelmistojen tarjoamisesta.

Jos työ sisältää esimerkiksi asiakasrekisterien tai muiden luottamuksellisten tietojen käsittelyä, sovi myös tietosuojaan ja salassapitoon liittyvistä käytännöistä.

Osa toimeksiannoista tehdään etänä, mutta jos keikkaan kuuluu matkustamista tai majoitusta toisella paikkakunnalla, sovi myös matka- ja majoituskulujen korvaamisesta etukäteen. Näin on selvää, mitkä kulut kuuluvat tilaajan maksettaviksi ja miten ne huomioidaan laskutuksessa.

Miten hinnoittelen työni?

Toimisto- ja hallintotyön hinnoitteluun vaikuttavat tehtävien sisältö ja vaativuus. Helpot ja rutiininomaiset toimistotehtävät ja itsenäistä asiantuntemusta vaativat toimeksiannot ovat erilaisia, joten mieti hintaa työn kokonaisuuden perusteella.

Voit sopia palkkiosta esimerkiksi tuntihintana, kiinteänä projektihintana tai pidemmässä toimeksiannossa kuukausikorvauksena. Jos työmäärä kasvaa sovitusta tai tehtävien sisältö muuttuu, selvitä myös etukäteen, miten lisätyöt hinnoitellaan.

Vinkki: älä arvioi hintaa pelkästään varsinaiseen työtehtävään kuluvan ajan perusteella. Huomioi myös perehtyminen, yhteydenpito ja muut toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tehtävät.

Mitä tietoja toimeksiannon tilaajalta tarvitaan?

Matkakulut, työvälineet ja ohjelmistolisenssit

Jos tarvitset tehtävässäsi tietokoneen, verkkoyhteyden tai erilaisia ohjelmistoja, kannattaa selvittää toimeksiantajan kanssa etukäteen, mitä työvälineitä ja lisenssejä saat käyttöösi ja mitä sinun odotetaan hankkivan itse.

Hyvä tietää: jos päivität työssäsi asiakkaan verkkosivuja ja tuotat sisältöä kuvapankkien avulla, tarkista ennen kuvien ostamista, että lisenssiehdot soveltuvat käyttötarkoitukseen.

Jos hankit työtä varten itse laitteita tai muita työvälineitä, niiden kustannukset voivat tietyin edellytyksin olla omassa verotuksessa vähennettäviä tulonhankkimismenoja. Myös työn tekemiseen tarvittavien ohjelmistojen lisenssi- ja käyttömaksut voivat olla vähennyskelpoisia, jos ne liittyvät tulonhankintaan.

Jos toimeksianto edellyttää matkustamista esimerkiksi asiakkaan toimistolle tai toiselle paikkakunnalle, voit saada matkakulut verovapaina edellytysten täyttyessä. Keikkalaskun kautta tämä voi koskea esimerkiksi kilometrikorvauksia, päivärahoja ja majoituskuluja.

Arvonlisävero toimisto- ja hallintotyössä

Miten otan huomioon ALV:n osuuden?

Toimisto- ja hallintopalveluihin sovelletaan yleensä yleistä 25,5 %:n arvonlisäverokantaa, joka kannattaa huomioida asiakkaalta veloitettavan hinnan päälle.

Jos toimeksiantoosi sisältyy esimerkiksi erikseen myytäviä tekijänoikeuksia tai muita erityisiä palveluita, varmista niiden ALV-kanta Keikkalaskun asiakaspalvelusta.

Näin homma toimii: toimistoassistentin toimeksianto

1. Sovitte työstä ja palkkiosta. Pienyritys tarvitsee apua laskujen lähettämiseen ja asiakastietojen sekä -rekisterin päivittämiseen. Sovitte, että teet tehtäviä yhteensä 15 tuntia ja tuntikorvauksesi on 25 € + ALV.
2. Teet sovitut työt ja täytät laskutustiedot. Kun keikka on tehty, täytät Keikkalaskun lomakkeen. Laskutussummasi on 375 € + ALV. Lomakkeen täyttö vie muutaman minuutin.
3. Me lähetämme laskun. Tarkistamme laskun ja lähetämme sen asiakkaalle puolestasi.
4. Laskemme palkkasi ja saat rahat tilille. Kun asiakkaan maksu saapuu tilillemme, vähennämme palvelumaksun ja teemme ennakonpidätyksen verokorttisi mukaan. Kun maksu on tullut arkipäivänä klo 16 mennessä, palkkasi on tililläsi jo samana päivänä.

Voinko laskuttaa vain yhden toimeksiannon?

Voit. Keikkalaskun käyttäminen ei sido sinua mihinkään: ei kuukausimaksuja eikä sopimuskautta. Useimmat palveluamme käyttävät toimistotyöläiset laskuttavat kauttamme kuitenkin säännöllisesti, ja silloin kiinteä hinta näkyy selvimmin: palvelumaksu pysyy samana, vaikka toimeksiantoja ja laskutusta kertyisi paljon.

Uusien laskuttajien yleisimmät kysymykset

Opas on yleistietoa, ei henkilökohtaista veroneuvontaa. Tarkista oma tilanteesi Verohallinnosta.